В последнее время возросла доля деловых путешествий, относящиеся к бизнес-туризму, конгрессному и научному туризму. Более того, это считается одной из наиболее перспективных и высокодоходных сфер мировой экономики! В современном мире постоянно возникают новые организации, ассоциации, региональные подразделения, новые проекты. Эта деятельность требует деловых встреч большого числа людей. Как организовать эту работу? Рассмотрим частный случай: проведение выездного мероприятия. Так можно провести презентацию, выработать стратегию, скоординировать работу региональных отделений.
Может ли он представлять интерес для работников образования? В некоторых случаях – да. Представьте, что вы, к примеру, намерены вывести учебное заведение на более высокий уровень, сделать акцент на гуманитарных предметах, увеличить процент выпускников, поступивших в престижные вузы. Для этого необходимо разработать образовательный проект на несколько лет. Дело за малым: организовать коллегию и составить программу работы. Однако на практике это «малое» превращается в целый набор проблем. Потребуется собрать несколько педсоветов, добиваться консенсуса по каждому вопросу, оформлять идеи в виде документов. Работа может затянуться надолго.
Не лучше ли (припомнив правило «скупой платит дважды») целиком посвятить разработке проекта два-три дня, устроив «мозговой штурм»? Причем сделать это там, где вас не будут отвлекать домашние и служебные заботы.
Преимущества выездного мероприятия:1. В новой обстановке идет быстрая и творческая работа. Люди открываются новому опыту. В малых группах используется потенциал всех участников.
2. Между людьми устанавливаются новые контакты. Возникает почва для сотрудничества. Сплачивается коллектив.
3. Идет обучение, обмен опытом.
4. В дискуссиях можно отшлифовать идеи и передать их множеству людей одновременно.
5. Принимается коллегиальное решение, которое будет выполняться сотрудниками в силу сопричастности («так решили мы»).
6. У исполнителей возникает цельное представление о работе (мнение «я везу эту проклятую тачку», сменяется на «я строю прекрасный замок»). Впоследствии каждый понимает, как его усилия способствуют реализации всего проекта, и как они сопряжены с работой коллег. В коллективе появляется взаимозависимость и взаимопонимание.
7. Выявляются возможности и способности исполнителей. Формируются инициативные группы. Сотрудники, нашедшие «свое место», существенно облегчают работу руководителя.
8. Поездка становится запоминающимся событием, а место проведения - удобным символом для обозначения.
До десятка преимуществ не хватает пары пунктов… Добавьте что-нибудь из своего опыта!
ВАРИАНТЫ ВЫЕЗДНЫХ МЕРОПРИЯТИЙ Чтобы повысить уровень профессионализма, люди прибегают к помощи обучающих курсов, тренингов и других мероприятий. Приведем несколько примеров:
Краткосрочные выездные мероприятия Конференция Задача: обменяться знаниями, отчитаться
Результат: информационный бюллетень
Круглый столЗадача: привлечь внимание к идее
Результат: изменение общественного мнения
СеминарЗадача: обсудить проблему, проект
Результат: принятие решения, утверждение проекта
ТренингЗадача: научить, приобщить
Результат: приобретение опыта, умений, уверенности
АттестацияЗадача: упорядочить, упрочить, оценить знания и навыки
Результат: Оценка квалификации, получение диплома, допуска
Пожалуй, семинар – самая универсальная форма, поскольку он часто совмещает функции нескольких мероприятий, становясь и тренингом, и конференцией. Семинар не только позволяет прийти к консенсусу, но и формирует эмоциональное впечатление, способствует общению специалистов и распространению идей (недаром это слово происходит от лат. «seminarium — рассадник»).
КАК УСИЛИТЬ ВПЕЧАТЛЕНИЕ Семинар — это не только информационное, но и эмоциональное взаимодействие людей. От того, какие эмоции получат участники, зависит их отношение к результатам семинара и, в конечном итоге, дальнейшая работа. Кроме того, эмоционально окрашенная информация намного лучше воспринимается и запоминается. Таким образом, не следует забывать об одной из целей семинара: увлечь и даже развлечь участников. Поэтому придайте ему черты праздника и спектакля.
Постановка. Как и всякое сценическое действо, семинар требует режиссуры. Желательно не только составить расписание, но и рассчитать последовательность «эпизодов». При этом важно здраво оценить ресурсы времени. Практика показывает, что срыв выступлений (обидный для участников) чаще происходит из-за нехватки времени. Причем ход семинара обычно затягивается выступлениями ведущего и почетных гостей, которые не соблюдают регламент. Постарайтесь не допускать этого! Следует также подумать о том, чем заполнить возможные паузы, задержки, ситуации, когда «семеро ждут одного» (вопреки пословице, они бывают почти всегда).
Оформление. Внешние эффекты очень важны для восприятия. Они помогают сконцентрировать внимание на смысле слов докладчика. (Вспомните, какую торжественность придавали иным мероприятиям красная скатерть, цветы и граммофон с бравурным маршем.)
Оформление складывается из элементов, адресованных нашим органам чувств.
Зрительные эффекты. Яркое освещение, светлые стены, лаконичные интерьеры мобилизуют сознание. Интересный плакат на стене, листовка, оригинальная стенгазета, или, скажем, большая надувная игрушка способны украсить обстановку и привлечь внимание (маленькое рукописное объявление притягивает взгляд сильнее рекламной полиграфии). На видном месте должен быть вывешен информативный и ясный отчет о ходе работы (это создает динамику). Качество оформления особенно важно, если ведется фото- и видеосъемка. Ведущий также может использовать бутафорию: игрушки, шляпы, таблички, маскарадные принадлежности. Это очень оживляет обстановку, запоминается. Ведь образование не чуждо сценическому искусству!
Акустические эффекты. Содержание сказанного кажется людям более значительным, если речь произносят с возвышения, через микрофон, с участием переводчика или комментатора, с паузами, с небольшими нарушениями (например, легким заиканием или акцентом). Ход семинара может оживить прослушивание аудиозаписей, игра на «живых» инструментах, даже простой звон колокольчика или свист окарины.
Осязательные эффекты. Проведение дискуссии на свежем воздухе, под сенью деревьев, на песке морского берега может создать особую атмосферу единения. Такое мероприятие запомнится навсегда. (Известно, что канадский физиолог Ганс Селье, открывший явление стресса, проводил заседания своего института в оранжерее с кварцевыми стеклами. Сотрудники снимали рубашки и загорали под зимним солнцем.)
Могут сыграть роль даже
обонятельные эффекты. Ароматы, доносящиеся из близлежащего буфета отвлекают, затхлые запахи раздражают, благоухание цветов вдохновляет, а запах костерка помогает принять новые, рискованные решения. Причина того, что ваша аудитория рассеянна или настроена негативно, может быть простой — духота.
В целом, следует учитывать, что физический дискомфорт значительно затрудняет работу.
Игровое начало. Примерно через час-полтора внимание слушателей резко ослабевает. Мозгу необходимо переключиться на новый режим работы. Здесь поможет либо перерыв, либо смена деятельности: изменение жанра дискуссии, применение «психологических фокусов», короткие инсценировки, ролевые игры, двигательные или музыкальные паузы. Подумайте, как еще можно оживить ход семинара.
Подкрепление. Важный элемент игры — наличие поощрения. На участников порой волшебным образом действует похвала, благодарность, аплодисменты, или, скажем, мини-приз, шутливая грамота. Подкрепление может быть и отрицательным: осуждение, изгнание, лишение слова (а представьте себе такую повинность — пропеть резолюцию).
Интерактивность. Простейшая форма интерактивности – вопросы докладчику. Известно, что у выступления лучше запоминаются начало и конец. Поэтому, если в монотонный текст вклиниваются вопросы и реплики ведущего (возможно, заготовленные заранее), таких «пограничных участков» становится больше. Но здесь возрастает нагрузка как на выступающего — он может потерять ход мыслей, так и на ведущего, который должен следить, чтобы интерактивная дискуссия не превратилась в «балаган».
РАСПРЕДЕЛЕНИЕ РОЛЕЙ Для повышения качества семинара, организаторы заранее распределяют роли.
Руководитель. Несет формальную ответственность за мероприятие. Координирует работу исполнителей на подготовительном и основном этапе, принимает решения. Является ответственным редактором окончательных документов.
Ведущий. Координирует ход семинара, ведет заседания. Обычно руководитель и ведущий — одно лицо, но на крупных мероприятиях эти функции нередко выполняют разные люди (как капитан и штурман).
Для оживления семинара неплохо, если отдельные участники заранее – по договоренности - берут на себя роли «вдохновителя», «эксперта», «видного лица», «стороннего наблюдателя», «провокатора». Нередко один и тот же человек выполняет задачу руководителя, ведущего, навигатора, провокатора… Провокатор тоже нужен: он эпатирует, будирует или сосредотачивает негативизм аудитории на чем-то малозначительном (например, на собственной персоне), хитро отвлекая ее внимание от прочих проблем. Технологию отрежиссированного ролевого участия мы наблюдаем во всевозможных телевизионных ток-шоу.
Обычно коллектив участников делится на несколько
фокус-групп, которые разрабатывают отдельные направления проекта. Для успешной работы фокус-группам нужен спикер (в дальнейшем он будет озвучивать результаты работы на пленарном заседании) и скриптор, записывающий предложения. Нередко обе эти функции выполняет фасилитатор (в переводе «тот, кто упрощает, проявляет»; кстати, сравните с русским «секретарь — скрывающий секреты, хранящий тайны»). Задача фасилитатора — успевать коротко и ясно формулировать идеи выступающих, прерывать докладчиков-«философов» обескураживающим вопросом: «Что я должен записать в резюме?» (Это очень раздражает тех, кто берет слово только чтобы «себя показать» или «повоевать».)
Проблемные докладчики Когда люди выступают перед аудиторией, ими движет сразу несколько мотиваций. Рассмотрим некоторые варианты – и их негативные крайности.
Коммуникативная: «хочу познакомиться, пообщаться, поделиться впечатлениями». Такой рассказчик склонен увлекаться и уходить далеко в сторону, много рассказывать о себе (что порой неинтересно слушателям).
Информативная: «хочу сообщить и узнать». Здесь возможна излишняя сухость, резкость и отчужденность докладчика, вызывающая неприятие у слушателей.
Статусная: «хочу заявить о себе». В аудитории часто находятся те, кто выступает ради самоутверждения, выражая «принципиальное несогласие» или задавая вопросы не по существу. Тем самым они стараются поднять свой статус и унизить выступающего.
Конфликтная: «хочу подраться». Встречаются «непримиримые спорщики» (обычно с невысоким статусом), аутсайдеры, готовые оспаривать любую идею вообще, «цепляться» за каждое слово. Их мотивация — выплеснуть агрессию, негативизм.
Формальная: «хочу побыстрее отделаться». Некоторые участники не желают тратить время на качественную подготовку, не удосуживаются сделать выступление интересным, открытым аудитории.
Мы рассмотрели, какие проблемы могут возникнуть, если человек берет слово, руководствуясь эгоистическими соображениями. В таких случаях именно ведущий может «спасти» семинар, вмешиваясь и направляя разговор в нужное русло. Возможно, обратив при этом недостатки выступающих в достоинства: коммуникаторы пусть создают эмоциональный настрой, информаторы — обобщают знания, скептики — оживляют дискуссию и вносят конструктивные предложения, а халтурщики – создают массовость...
Проблемы, нарушающие ход семинара Срыв выступлений по техническим причинам. Рассыпались слайды, перегорел проектор, свалился демонстрационный стенд.- Сохраняйте спокойствие. Оплошности даже полезны: аудитория лучше запомнит ваше выступление.
Срыв выступления из-за нехватки времени. Вы подготовили аргументированную речь, а теперь ее приходится скомкать (ведь предстоит обед).- Если предлагают сделать выступление на 15 минут, всегда готовьте запасной пятиминутный вариант из одних тезисов (а к нему – 2-х минутный блиц). Помните: машинописную страницу текста удается бегло прочесть вслух примерно за две минуты. А рассказать своими словами — и того дольше.
Личный конфликт участников. Вместо конструктивной работы, они пытаются «выяснить отношения», «оставить последнее слово за собой».- Развести недругов в разные фокус-группы. Призывать к порядку и делу («нет времени ссориться!»). Попробуйте формализовать конфликт: прописать аргументы обоих сторон, взвесить, проголосовать.
Конфликт интересов. Каждый отстаивает решение, которое принесет ему наибольшую выгоду. - Предайте этот факт огласке. Ищите компромисс. Принимайте волевое решение.
Увлечение глобальностью. Пустая трата времени – взывать к правительству, президенту и обществу, вроде: «Нужно, чтобы в стране повысился авторитет образования!». - Предлагайте точно адресовать призывы и решать конкретные задачи по принципам «от глобального к локальному», «здесь и теперь», «что могу сделать лично я»? (Впрочем, это очень раздражает тех, кто привык «сотрясать воздух»)
Прогульщики и «метеоры». Приезжают «на часок», норовят сбежать по неотложным делам. Полупустая на второй день аудитория — не лучший стимул для работы.- Заранее требуйте от участников максимального погружения в дело. Задумайте и пообещайте поощрение в самое «мертвое» время. Сделайте вид, что «прогульщик» где-то здесь, просто отлучился на минуту.
Кризис третьего дня. Мобилизующий эффект новизны пропадает. Накапливается усталость, раздражение. - Предусмотрите это явление. В этот день можно подвести промежуточные итоги, либо провести необычное мероприятие — экскурсию и т.п.
Проблемы со здоровьем. Докладчик страдает последствиями алкоголизации, животом, головной болью, вывихнул ногу.- Обратитесь к медперсоналу дома отдыха. Запаситесь медикаментами. И просто терпите!
Несколько полезных числительных - Между перерывами — не более пяти выступлений.
- Эффективная фокус-группа — не более 7 человек.
- Число примеров — не более трех.
- Монотонная работа — не более полутора часов.
- Хорошая концентрация внимания на выступлении — первые 5-7 минут.
- Если заставить собеседника три раза сказать «да», ему будет трудно сказать «нет» на четвертый.
- Успешная протяженность организационного семинара — 3 дня (не считая дней заезда и отъезда).
ОборудованиеДля работы может понадобиться - Доска (лучше вертикальный планшет для бумаги – тогда все записанное сохраняется).
- Маркеры или мел.
- Техника (что окажется в наличии): ноутбук, ксерокс, принтер, проектор, магнитофон, диктофон, фото- и видеокамера. Заметим, что хорошую технику могут подвести ненадежные комплектующие: батарейки, картриджи, кассеты. Кроме того, она в самый ответственный момент склонна не включаться, барахлить, поэтому делать ставку на технику нельзя.
- Бумага писчая, бумага с клейким краем.
- Канцелярские принадлежности (ручки, карандаши, скрепки, степлер, указка, клейкая лента).
- Печатная продукция, периодические издания и раздаточный материал, распространяемые среди участников.
Подготовка семинара Проведению семинара предшествует несколько этапов подготовительной работы.
Разработка стратегии. На этом этапе появляется замысел проекта, принимается решение о необходимости провести выездное мероприятие. Создается инициативная группа (оргкомитет, основные исполнители), формулируются конкретные задачи и назначаются вероятные исполнители этих задач. Параллельно ведется поиск источника средств для проведения. Оформляется финансовая заявка и бизнес-план (хотя бы в виде таблицы «задача – сроки – исполнители – готовность»).
Сбор информации и привлечение людей. Здесь важно, чтобы потенциальные участники получили первое представление о той проблеме, которую предстоит решать на семинаре. Для этого можно провести анкетирование, целевой опрос – чтобы не только собрать информацию, но и ознакомить потенциальных участников с темой. Активу семинара следует изучить источники литературы и Интернета. Желательно получить консультацию экспертов. Затем нужно выявить основных участников и подробнее ознакомить их с задачами семинара, дать им предварительные (домашние) задания. Разослать приглашения рядовым участникам и почетным гостям (которые нередко не приезжают, и числятся в составе лишь номинально).
Тактика. На этом этапе следует четко обозначить все темы семинара. Провести анализ прототипов – уже прошедших мероприятий, на которых решались подобные задачи. Обозначить и ранжировать проблемы – главные и второстепенные. Распланировать ход семинара и то, какие потребуются фокус-группы. Незадолго до начала разрабатывается четкий план действий на каждый день, составляется и распечатывается расписание. Исполнители берут на вооружение принцип: действия должны вести к желаемому результату.
Бумаги. Ответственный за сборы составляет список того, что взять с собой (и вычеркивает по мере сбора). Собирает воедино все документы. Самое сложное задание – приготовить раздаточный и демонстрационный материал (анкеты, буклеты, папки и пр.). Нередко этому предшествует особый пласт работы, включающий написание текстов, редактуру, подготовка макета и тиражирование.
Материально-техническое обеспечение. Выбор базы. На этом этапе мобилизуются финансы, подбирается оборудование, заказывается транспорт, выбирается место для проведения семинара. Здесь нужно решить вопросы доставки, проживания, питания, досуга участников, заключить соответствующий договор с базой, предоставляющей помещения. Следует также продумать действия на случай возможных ЧП. Бывает, что сведения о базе для проведения семинара, полученные из рекламы или от администрации, не соответствуют действительности. Рекомендуется проверить. Лучше выбрать такую базу, где участникам семинара не придётся переходить из одного корпуса в другой для работы и отдыха (это сокращает потери времени), где есть помещения для работы и отдыха, где хороший дизайн помещений.
Ход семинара Рассмотрим трехдневный – оптимальный - вариант семинара.
Заезд участников. Члены оргкомитета могут выехать на место проведения семинара заблаговременно, чтобы подготовить поле деятельности, оформить помещения. Нередко участников привозят, встречают и размещают вечером за день до семинара. Немаловажно, чтобы первое впечатление было положительным – это задает настрой дальнейшей работе. Здесь требуется проявление заботы, знаки внимания. Если участников много, руководитель должен предусмотреть вероятные проблемы с размещением гостей и знать запасные варианты. Например, в забронированных номерах поломка водопровода, и гостей некуда селить. Тогда кто-то из исполнителей отвозит их в близлежащий пансионат.
День первый: вникнуть и расставить приоритеты. Перед началом семинара участники подходят к столу регистрации и получают раздаточный материал. Обычно в первый день мероприятия начинаются чуть позже (поскольку некоторые гости приезжают с утра).
Затем все участники собираются на пленарное (общее) заседание. Задача ведущего – проинформировать, обрисовать цели и задачи, выделить основные направления, и – вдохновить публику. Один из выступающих может сделать организационный, «рамочный» доклад, другой – заставить «витать в воздухе» идеи. Очень важно также упорядочить ход работы: познакомить всех с регламентом, призвать к соблюдению расписания, создать рабочий настрой. Еще одна задача пленарного заседания – распределить усилия: участники должны выбрать, в какой фокус-группе их работа будет наиболее плодотворной. Затем назначаются ведущие фокус-групп (нередко это делается заранее). Кроме того, в первый день следует дать индивидуальные задания, которые должны быть выполнены ко второму дню семинара.
Участникам полезно пообщаться в кулуарах, обсудить накопившиеся вопросы вне хода заседания. Поэтому не следует сокращать кофе-брейки.
Во второй половине дня уже начинают работать фокус-группы. Им предстоит вникнуть в поставленные задачи, выработать режим взаимодействия и высказать свои предложения.
День второй: подготовить списки решений. В первой половине дня обычно проводится короткое пленарное заседание, где сообщается дополнительная информация, отчитываются исполнители индивидуальных заданий, подводятся предварительные итоги «мозгового штурма» фокус-групп.
Затем продолжается работа фокус-групп. В конце этого дня необходимо подвести итоги в группах, подготовить списки вариантов решений, выбрать спикера, который будет оглашать их на пленарном заседании. Нередко в конце второго дня проводится досуговое мероприятие: фуршет, концерт, экскурсия, посещение сауны.
День третий: отобрать лучшие решения и подвести итоги. Этот день обычно начинается с отчета представителей фокус-групп. Затем итоги обсуждаются, выбираются лучшие решения. Оформляется окончательный результат семинара (в виде черновика). Ведущий должен высказать благодарность исполнителям и участникам. Возможна процедура презентации, награждения. Обычно после этого гости начинают разъезжаться.
Но на этом работа оргкомитета не оканчивается. Его члены должны проводить гостей (обеспечить транспортом). Затем собрать все оборудование и бумаги. Возможно, члены оргкомитета захотят остаться еще на денек, чтобы завершить оформление текстов.
Примерное расписание Первый день 9 00 – 9 40 – Завтрак и регистрация участников.
10 00 – 11 30 Первый модуль работы. Пленарное заседание. Постановка общих задач и целей. Совместное обсуждение стратегии семинара. Определение приоритетных направлений для работы. Запись в фокус-группы.
11 30 – 11 45 – Кофебрейк.
11 45 – 13 15 – Второй модуль. Работа в фокус-группах. Обмен мнениями. (Либо завершение пленарных докладов и прений)
13 30 – 14 00 – Обед.
14 00 – 16 00 – Послеобеденный перерыв. (Вместо него можно провести тренинг, игру).
16 00 - 18 45 - Третий модуль. Работа в фокус-группах. Подготовка промежуточных результатов. (Либо окончательное выполнение одной из задач).
19 00 – 19 30 – Ужин.
С 20 00 – Вечерняя программа.
Второй день 8 30 – Завтрак.
9 00 Четвёртый модуль. Общее собрание. Предварительный отчет. Дискуссия. Постановка очередных задач. Отчет исполнителей индивидуальных заданий.
11 30 – 11 45 – Кофебрейк.
11 45 – 13 15 – Пятый модуль. Работа по группам. Разработка технологических карт основных направлений (списков предложений). Индивидуальная работа.
13 30 – 14 00 – Обед.
14 00 – 16 00 – Послеобеденный перерыв (прогулки по лесу, катание на лошадях, прогулка к озеру, отдых и т.д. )
16 00 - 18 45 - Шестой модуль. Завершение работы фокус-групп. Обсуждение. Подготовка резюме.
С 19 00 – Ужин и развлекательная программа.
Третий день 8 30 – Завтрак.
9 00 – 11 30 Седьмой модуль. Отчет представителей фокус-групп. Обсуждение. Отбор вариантов.
11 30 – 11 45 – Кофебрейк.
11 45 – 13 15 – Восьмой модуль. Подведение итогов. Принятие окончательных решений и стратегии их дальнейшей реализации. Завершение мероприятия.
13 30 – 14 00 – Обед и отъезд участников.
Завершающая работа оргкомитета.
Полезные источники: www.conference.ru база данных для конгрессного туризма.
www.otpusk.com Деловой туризм в системе туруслуг.
planetakrim.com Проведение семинаров на курорте.
www.tours.ru Конгрессный туризм в Болгарии.
Просмотров: 13586
